Đẩy sản xuất toàn bộ đơn hàng
Chức năng Request fulfill all cho phép đẩy sản xuất tất cả các đơn hàng đủ điều kiện trong một lần bấm, thay vì phải chọn từng đơn một.
Nút này nằm ở tab Unfulfilled của trang Order, và chỉ hiển thị khi bạn chưa chọn đơn nào. Nếu bạn đã tích chọn một vài đơn thì hệ thống hiểu là bạn muốn đẩy đúng những đơn đó, và nút sẽ ẩn đi.
Lưu ý: đây là thao tác trừ tiền và không hoàn tác được. Đơn đã đẩy xuống xưởng không rút lại được bằng cách bấm lại. Hãy đọc kỹ cửa sổ xác nhận trước khi bấm Continue.
Chọn khoảng thời gian
Trong cửa sổ xác nhận có mục Date paid để giới hạn phạm vi theo ngày thanh toán của đơn.
| Bạn chọn | Hệ thống đẩy |
|---|---|
| Không chọn ngày | Toàn bộ đơn chưa sản xuất, không giới hạn thời gian |
| Chọn một khoảng ngày | Chỉ những đơn có ngày thanh toán nằm trong khoảng đó |
Khi chưa chọn ngày, cửa sổ xác nhận hiển thị dòng chữ đỏ nhắc rằng toàn bộ backlog sẽ được đẩy. Đây là chủ ý: phạm vi phải hiện rõ trước khi bấm, không để bạn phải đoán.
Có các lựa chọn nhanh Today / Yesterday / 3days / 7days / 30days, hoặc kéo chọn trực tiếp trên lịch. Sau khi chọn, dòng chữ đỏ được thay bằng đúng khoảng ngày sẽ áp dụng:
Điều kiện để một đơn được đẩy sản xuất
Một dòng sản phẩm phải thỏa tất cả các điều kiện sau:
| Điều kiện | Ý nghĩa |
|---|---|
| Đã thanh toán đủ | Trạng thái thanh toán là paid. Đơn pending, partially_paid, refunded đều không đẩy được |
| Chưa từng đẩy sản xuất | Đơn đang ở tab Unfulfilled |
| Chưa bị hủy trên Shopify | Xem chi tiết ở mục Quy tắc với đơn bị hủy |
| Còn sản phẩm để sản xuất | Số lượng còn lại lớn hơn 0 |
| Có file thiết kế | Mọi dòng trong đơn đều đã gắn design |
| SKU đã được cấu hình | SKU của sản phẩm tồn tại trong bảng SKU của Tổ chức |
Ngoài ra, ở mức Tổ chức:
- Tổ chức phải có seller code
- Số dư cộng hạn mức tín dụng phải đủ trả tổng chi phí của cả lượt đẩy
Về file thiết kế và SKU, hệ thống xét theo cả đơn hàng, không theo từng dòng. Nếu một đơn có 3 sản phẩm mà chỉ 1 sản phẩm thiếu design, cả 3 đều bị giữ lại. Lý do: đẩy một nửa đơn sẽ tạo ra một kiện hàng không bao giờ giao đủ cho khách.
Quy tắc với đơn bị hủy
Có ba loại hủy khác nhau, và chúng được xử lý khác nhau. Đây là chỗ dễ nhầm nhất, nên phân biệt rõ trước khi đọc tiếp:
| Loại hủy | Ai hủy | Nhận biết trên giao diện |
|---|---|---|
| Hủy cả đơn trên Shopify | Người bán hoặc khách, trên Shopify | Tag đỏ CANCELLED cạnh mã đơn, ở tab All |
| Hoàn tiền / gỡ một sản phẩm khỏi đơn | Người bán, trên Shopify | Icon đỏ ở cột Quantity |
| Xưởng sản xuất hủy | Xưởng sản xuất | Tab Cancelled |
Ảnh dưới đây là cả bốn trạng thái nằm cạnh nhau ở tab All, để bạn đối chiếu:
| Đơn | Trạng thái |
|---|---|
#INK1001 | Bình thường — không tag, không icon |
#INK1002 | Hủy cả đơn trên Shopify — tag CANCELLED và icon đỏ |
#INK1003 | Chỉ sản phẩm này bị hoàn tiền hết — icon đỏ, không có tag vì đơn vẫn còn sống |
#INK1004 | Hoàn tiền một phần số lượng (đặt 3 còn 2) — icon vàng |
1. Đơn bị hủy toàn bộ trên Shopify
Khi một đơn bị hủy trên Shopify, Inkble ghi lại thời điểm hủy và khóa đơn đó khỏi mọi đường đẩy sản xuất:
- Không đẩy được bằng Request fulfill all
- Không đẩy được bằng Request fulfill chọn tay
- Không đẩy được bằng Re-fulfillment
Đơn đó cũng biến mất khỏi tab Unfulfilled, vì để nó ở đó là mời bạn làm một việc chắc chắn thất bại. Bạn vẫn tìm thấy nó ở tab All, kèm tag đỏ CANCELLED.
Thao tác Mark as fulfilled thì vẫn dùng được với đơn đã hủy. Thao tác này không đẩy gì xuống xưởng, nó chỉ đánh dấu để bạn dọn đơn chết ra khỏi danh sách việc cần làm.
Inkble nhận biết trạng thái hủy qua webhook từ Shopify, kể cả trong trường hợp người bán hoàn tiền cho khách khi hủy đơn.
2. Một sản phẩm trong đơn bị hoàn tiền hoặc gỡ khỏi đơn
Trên Shopify, việc hoàn tiền hoặc gỡ một sản phẩm ra khỏi đơn không phải là hủy đơn — đơn vẫn còn sống, chỉ sản phẩm đó không còn cần sản xuất nữa.
Inkble xử lý ở mức từng dòng sản phẩm:
| Tình huống | Kết quả |
|---|---|
| Đơn có 3 sản phẩm, 1 sản phẩm bị hoàn tiền toàn bộ | Sản phẩm đó bị bỏ qua, 2 sản phẩm còn lại vẫn được đẩy sản xuất |
| Tất cả sản phẩm trong đơn đều bị hoàn tiền | Không còn gì để đẩy, cả đơn bị bỏ qua |
Sản phẩm đã hết số lượng cũng không hiện ở tab Unfulfilled nữa, nên những gì Request fulfill all đẩy đi luôn khớp với những gì bạn đang thấy trên màn hình.
Nếu bạn tích chọn thủ công một sản phẩm đã hết số lượng rồi bấm Request fulfill, hệ thống từ chối cả lượt và báo rõ dòng nào không đủ điều kiện, kèm lý do. Đây là chủ ý: khi bạn chỉ đích danh một đơn, hệ thống không tự ý bỏ bớt phần bạn đã chọn.
3. Hoàn tiền một phần số lượng
Trường hợp khách đặt nhiều sản phẩm giống nhau và chỉ hoàn tiền một phần — ví dụ đặt 3, hoàn tiền 1, còn 2. Trường hợp này hiếm gặp trong thực tế, nhưng cần biết vì nó ảnh hưởng tới chi phí.
Cần lưu ý: ở phiên bản hiện tại, hệ thống vẫn đẩy sản xuất theo số lượng ban đầu (3), không theo số lượng còn lại (2). Chi phí cũng được tính theo số lượng ban đầu.
Vì vậy với các đơn có icon vàng ở cột Quantity — dấu hiệu số lượng đã bị giảm nhưng chưa về 0 — bạn nên kiểm tra lại số lượng trước khi đẩy, hoặc liên hệ bộ phận support để được hỗ trợ xử lý riêng.
Ý nghĩa hai icon ở cột Quantity:
| Icon | Nghĩa |
|---|---|
| Đỏ | Toàn bộ số lượng đã bị hoàn tiền hoặc gỡ khỏi đơn — không còn gì để sản xuất |
| Vàng | Số lượng đã bị giảm nhưng vẫn còn — xem lưu ý ở trên |
| Không có icon | Số lượng còn nguyên như khách đặt |
Phân biệt với đơn do xưởng hủy
Tab Cancelled hiển thị các đơn do xưởng sản xuất hủy (trạng thái cancel-produce hoặc cancel-ship), hoàn toàn khác với đơn bị hủy trên Shopify.
| Hủy trên Shopify | Xưởng hủy | |
|---|---|---|
| Xảy ra khi nào | Trước khi sản xuất | Sau khi đã đẩy sản xuất |
| Hiện ở đâu | Tag CANCELLED ở tab All | Tab Cancelled |
| Đẩy lại được không | Không | Xem Cập nhật đơn hàng lỗi |
Báo cáo sau khi đẩy
Sau khi bấm Continue, hệ thống hiển thị kết quả gồm số đơn đã đẩy thành công và danh sách các đơn bị giữ lại kèm lý do:
| Mã lý do | Nghĩa | Bạn cần làm gì |
|---|---|---|
ORDER_CANCELLED | Đơn đã bị hủy trên Shopify | Không cần làm gì. Có thể dùng Mark as fulfilled để dọn khỏi danh sách |
NO_QUANTITY_LEFT | Toàn bộ số lượng của sản phẩm đã bị hoàn tiền hoặc gỡ khỏi đơn | Không cần làm gì |
MISSING_DESIGN | Đơn thiếu file thiết kế | Gắn design rồi đẩy lại |
SKU_INVALID | SKU chưa được cấu hình trong Tổ chức | Thêm SKU vào bảng SKU rồi đẩy lại |
INSUFFICIENT_BALANCE | Số dư không đủ | Nạp thêm số dư. Lượt đẩy không thực hiện một phần — hoặc đủ tiền cho cả lượt, hoặc không đẩy đơn nào |
NO_SELLER_CODE | Tổ chức chưa có seller code | Liên hệ support |
Số đơn bị giữ lại vì đã hủy hoặc hết số lượng được đếm một lần, không trùng lặp. Một dòng vừa bị hủy vừa hết số lượng chỉ tính vào lý do đã hủy, vì đó là thông tin hữu ích hơn cho bạn.
Nếu có bất kỳ vấn đề nào liên quan đến việc đẩy sản xuất đơn hàng, vui lòng liên hệ với bộ phận support của Inkble qua Telegram hoặc Facebook để được hỗ trợ.